关于规范我市政府采购档案管理工作的通知


天津市财政局文件

津财采〔2010〕18 号

 

关于规范我市政府采购档案管理工作的通知

 

各市级预算单位、各区县财政局、各政府采购代理机构:

为加强和规范政府采购当事人政府采购档案管理工作,有效保护和合理利用政府采购档案资源,根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定,现就规范我市政府采购档案管理工作的有关事项通知如下:

一、总体要求

1.政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有考查、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式(载体)的历史记录,是反映政府采购当事人依法管理和实施政府采购活动的重要凭据。因此,政府采购各方当事人应对政府采购档案管理工作给予高度重视。

2.政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在管理和实施政府采购活动中形成的历史记录,都应归入政府采购档案管理,并保证档案资料的真实性、完整性和有效性,不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

3.政府采购档案归档实行“谁组织、谁负责”的原则。政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要加强政府采购档案管理,依法做好政府采购档案归集、整理、保管、使用和销毁工作,确保政府采购档案的安全完整和合理利用。

4.政府采购监督管理部门负责同级政府采购档案工作的指导、监督和检查,并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

二、政府采购档案的内容和范围

政府采购档案应包括各种采购方式所形成的历史记录。具体内容包括但不限于:

1.政府采购管理文件。包括政府采购立项、预算及批复文件、政府采购计划及审核等相关文件、核准采购进口产品的相关文件、非公开招标采购方式的申请及审批文件、政府采购方式变更的申请及审批文件、自行组织采购的申请及批复文件。

2.政府采购实施前期准备文件。包括委托代理采购协议书;采购文件及采购人确认记录;采购公告、资格预审公告及其变更事项记录(包括公告媒体上的原件及下载记录等);专家咨询论证会记录;采购文件网上征求意见相关书函;获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表;已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录;供应商资格审查情况记录;评审专家抽取情况记录;库外专家使用备案文件。

3.政府采购开标(含谈判、询价等方式)文件。包括供应商签到情况及递交采购文件情况记录;在递交采购文件截止前供应商对递交的采购文件进行补充、修改或撤回的记录;采购项目所需样品送达记录;接受供应商投标(谈判、询价等)情况记录;开标情况一览表;开标(谈判、询价等)过程中有关记录;项目废除、中止或终止的情况记录;其它需要记载的事项。

4.政府采购评审文件。包括评审专家签到表及现场监督人员签到表;采购人代表签到表及授权委托书;评审专家评审工作底稿等评审过程记录;供应商书面澄清记录;谈判、询价等采购方式供应商历次应答及报价记录;评审报告(包括无效供应商名单及说明、中标(成交)候选供应商名单及说明);经监督人员签字的现场监督审查记录;评审过程中其它需要记载的事项。

5.政府采购中标(成交)文件。包括采购人对采购结果的确认意见;采购结果公告(公示)记录(包括公告媒体上的原件及下载记录等);中标(成交)通知书;中标(成交)供应商的投标(谈判、询价等)文件及相关承诺文件;非中标(成交)供应商的投标(谈判、询价等)文件及相关承诺文件;与中标(成交)相关的其它文件资料。

6.政府采购合同、验收及结算文件。包括政府采购合同及依法补充、修改、中止或终止等文件和相关记录;项目验收记录(包括项目基本情况、参与验收人员基本情况、验收过程记录等);经验收人员评价并签字的项目质量验收单(或验收报告)等相关资料;其他验收文件;发票复印件及支付凭证复印件或相关的付款说明。

7.其他文件。包括供应商质疑材料、处理过程记录及答复;供应商投诉书、投诉处理有关记录、投诉处理决定及文书送达回执等;供应商合同履约及售后情况记录;采购过程中产生的音像资料;其他需要存档的资料。

三、政府采购档案收集、整理和保管要求

1.政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。

2.政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内,由项目经办人或责任人将该采购项目的所有文件材料进行收集整理后移交档案管理人员归档。

3.政府采购档案归档要求:

(1)政府采购档案采用“年度项目编号”的方法排列和编组,一个项目一盒或数盒,跨年度的政府采购项目档案归入采购行为完成年。

(2)盒内项目内容齐全完整,规格标准统一,档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列,依次为政府采购管理文件、政府采购实施前期准备文件、政府采购开标(谈判、询价等)文件、政府采购评审文件、政府采购中标(成交)文件、政府采购合同、验收及结算文件和其他文件。

(3)档案材料签名、印鉴手续齐全,必须是原始件的,不可用复印件替代。

(4)档案材料应逐件编号,并按档案目录样本填入目录。

(5)档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印,工程项目的设计图纸可根据具体情况确定,大于A4纸的,应折叠成A4纸大小归档。

(6)档案装具应使用无酸卷皮卷盒。

(7)档案收集、整理和保管应符合国家有关档案质量标准,便于保管和利用。

4.档案管理人员应按照归档内容要求,负责接收、归档、装订、编制目录、填写备考表并保证政府采购档案的标识清晰有效,确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

5. 政府采购档案保管期限为从立卷的第一天算起至少十五年。未中标(成交)供应商的投标(谈判、询价)文件及相关资料由采购代理机构从采购结束之日起保存五年。

6. 政府采购档案应妥善保管,并保证贮存场所的存放安全,做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

四、政府采购档案的使用、移交和销毁要求

1.各单位要建立健全政府采购档案查(借)阅登记制度,妥善管理,合理使用。未经批准,不得擅自查阅、复印或借出政府采购档案。

2.档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责,不得传播、污损、涂改、转借、拆封或抽换。

3.政府采购档案管理人员发生变更时,应按规定办理档案移交手续。采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,应将在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案按档案管理的有关规定移交相关部门;机关、事业单位和社会团体应移交上级主管部门,社会代理机构应移交同级政府采购管理部门。

4.保管期满的政府采购档案,应按照档案法及档案主管部门规定的程序和手续进行销毁。

五、监督检查

政府采购监督管理部门应当加强对政府采购档案工作的指导、监督和检查。采购人和采购代理机构应当积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的监督检查。

单位或个人在政府采购档案管理工作中有违反《中华人民政府采购法》、《天津市档案管理条例》等法律法规规定的,应当依法进行处理。

 

 

 

 

                                                         二○一○年五月三十一日