南开大学大宗物资及服务招标采购实施细则(试行)


 

第一章  总则

 

第一条 为规范学校大宗物资及服务招标采购活动,明确招标投标工作程序,根据国家有关法律法规和《南开大学招标采购管理暂行办法》(南党发〔2011〕12号),结合学校实际,制定本细则。  

第二条 本细则所称大宗物资包括图书资料、教材、医疗药品及医疗器械、家具、饮食原料、学生公寓用品等;服务包括工程的勘察、设计、咨询、监理、物业管理、维护维修等。

第三条 学校大宗物资及服务采购项目,达到规定招标采购限额标准的,适用本细则。

 

第二章  招标采购限额标准与采购方式

 

第四条 采购限额达到下列标准的大宗物资及服务项目,必须实行招标采购:

(一)批量金额在10万元以上(含10万元)的大宗物资、材料、家具等采购项目;

(二)单项合同估算额在10万元以上(含10万元)的勘察、设计、咨询、监理、物业管理、维护维修等服务采购项目;

(三)医疗药品、图书、膳食大宗消耗物资采购项目。

第五条 学校大宗物资及服务招标采购的方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。

第六条 符合本细则第四条规定的采购项目,一般应采用公开招标方式。当采购项目符合《南开大学招标采购管理暂行办法》第二十条至第二十三条规定时,履行审批手续后,可采取邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式。

第七条 学校规定招标采购限额标准以下的采购项目,相关主管部门或项目单位可根据优质低价原则,在充分市场调研的基础上,邀请3家以上供应商报价,实行货比三家,通过商务谈判、询价采购等方式确定价格和供应商。

 

第三章  招标与投标

 

第八条 项目招标申请。项目主管部门或项目单位应在开标前20日,向招投标管理办公室提出书面申请,并填写《南开大学大宗物资及服务招标申请表》。书面申请应包括以下材料:

(一)相关主管部门的审批意见;

(二)财务处对项目经费来源的审批意见;

(三)拟定的招标文件及相关资料。招标文件的内容应包括:

1.项目概况、招标范围、投标人资质条件、交货期或提供服务的时间、质量标准、技术要求或规范、投标报价等;

2.拟定合同主要条款和合同格式;

3.其他需要投标人提交的资料等。

招标文件中不得带有倾向性或排斥潜在投标人的相关内容。

第九条 确定招标方式。招标采购方式的确定按照本细则第六条的规定执行。采取邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式的,项目单位应提出书面申请,填写《南开大学大宗物资及服务其他采购方式申请表》,经项目主管部门审查并提出意见,一般项目由招投标管理办公室会同招投标工作监督小组确定,重大项目由学校招投标工作领导小组审定。书面申请材料内容同第八条。

第十条 审定招标文件。招投标管理办公室负责招标文件或投标邀请书等文件的审查并形成正式文本。招标文件应在开标前2日,送招投标工作监督小组备案。

第十一条 发布招标信息。由招投标管理办公室根据项目情况,按照规定在校园网上发布招标公告或采购预告,其中招标公告时间一般应为7天,采购预告时间一般应为3天。

第十二条 接受投标报名。招投标管理办公室按照招标公告或投标邀请书的要求接受投标人的报名,对合格投标人进行登记,当合格投标人超过一定数量时,应进行资格预审,资格预审的条件应由招投标管理办公室与招投标工作监督小组、项目主管部门和项目单位共同确定。

第十三条 发售招标文件或投标邀请书等。由招投标管理办公室将招标文件或投标邀请书等相关资料发售给合格投标人。

第十四条 招标答疑。根据项目需要和招标文件或投标邀请书的规定,招投标管理办公室会同项目主管部门或项目单位进行招标答疑并编制书面答疑文件,发给所有招标文件的收受人,任何口头答复均无效。需对投标人进行考察的,由项目主管部门或项目单位组织,招投标管理办公室配合。

第十五条 提交投标保证金。投标人应按照招标文件或投标邀请书等的规定,在投标文件提交截止时间前到招投标管理办公室交纳投标保证金。

第十六条 接收投标文件。招投标管理办公室负责接收投标人在规定时间内送达的投标文件并做好相应记录,由投标人签字确认。由于投标人的原因,逾期未能在规定时间内送达的投标文件,招投标管理办公室将不予接收。

                  

第四章  开标、评标与定标

 

第十七条 公开招标采购、邀请招标采购的程序。

(一)开标。开标会在招投标工作监督小组现场监督人员的监督下,由招投标管理办公室按照招标文件或投标邀请书规定的时间、地点组织进行。主要程序为:

1.宣布开标会开始并宣布相关纪律;

2.招投标管理办公室工作人员会同监督人员和项目主管部门或项目单位现场人员,核验投标人的身份及资质;

3.招投标管理办公室工作人员会同监督人员和项目主管部门或项目单位现场人员,检验投标文件密封情况;

4.启封投标文件、唱标;

5.作好开标记录,由投标人签字确认。

(二)评标。评标由评审专家组负责。

1.评审专家组由项目主管部门或项目单位代表和有关专家组成,一般项目为5-7人、重大项目为7-9人单数,其中技术、经济专家不得少于成员总数的三分之二。

 2.评审专家组成员由招投标工作监督小组会同招投标管理办公室,在学校组建的招标采购评审专家库中按规定的人数、专业比例抽选确定。成员中项目主管部门或项目单位只限1人,负责介绍项目情况并参加评审。

3.凡与投标人有利害关系的各类人员,不得参与相关项目的评审工作。 

4.评审专家一般应在开标前24小时内确定,并通知评审专家,通知时不得将评审项目预先告知专家。

5.评审专家组应按照招标文件或投标邀请书规定的评审标准和方法,以质量、价格、服务、信誉等为依据,对投标文件进行客观、公正地评审和比较,确定中标候选人。

6.评审专家组完成评审后,应提交书面评审报告,阐明对各投标文件的评审和比较意见,按评审结果推荐1-3名中标候选人,并标明排列顺序。评审报告的主要内容包括:

(1)招标采购项目名称;

(2)开标日期和地点;

(3)投标人名单和评审专家名单;

(4)评审标准、方法;

(5)无效投标人名单及废标原因;

(6)评审结果及中标候选人的排序表;

(7)评审专家组的授标建议;

(8)评审专家及有关人员签名。

7.项目主管部门或项目单位对评审结果进行确认,如对评审过程和结果有异议,应与评审专家组进行交流与沟通,如无特殊理由应对评审结果签字确认。

8.招投标工作监督小组现场监督人员,对评审过程进行全程监督,并在评审报告上签字确认。

9.在中标结果确定之前,评审专家组成员名单应当保密。

10.评审专家组成员、相关工作人员及监督人员必须遵守评标工作纪律,不得以任何方式泄露评审情况。任何单位和个人不得干预、影响评审的过程和结果。

(三)中标候选人公示。招投标管理办公室按照评审专家组的评审结果,对排名第一的中标候选人在校园网进行公示,公示期为3天。

(四)定标。

1.中标候选人公示结束后,如无异议,应以排名第一的中标候选人为中标人。

2.排名第一的中标候选人放弃中标,或公示期间有人举报并经核实中标候选人确实存在违纪违规或舞弊行为的,经学校招投标工作领导小组确认,可依次确定排名第二、第三的中标候选人为中标人。

(五)发出中标通知书。中标人确定后,招投标管理办公室应在校园网上发布中标公告,并在3个工作日内向中标人发出中标通知书,同时将中标结果通知所有未中标的投标人,不解释落标原因。中标通知书副本应送招投标工作监督小组备案。中标通知书具有约束效力,项目主管部门或项目单位不得擅自改变中标结果,否则应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。

(六)退还投标保证金。中标通知书发出后5个工作日内,退还未中标人的投标保证金;在合同签订5个工作日内退还中标人的投标保证金。对已提交投标保证金但未参加投标的,投标保证金不予退还。

第十八条 竞争性谈判采购的程序。

(一)成立谈判小组。谈判小组中的专家由招投标工作监督小组会同招投标管理办公室,从招标采购评审专家库中抽选,特殊情况由项目主管部门或项目单位会同招投标工作监督小组和招投标管理办公室商定。谈判小组由3人以上单数组成,其中技术、经济专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组成员中项目主管部门或项目单位只限1人。

(二)制定谈判文件。项目主管部门或项目单位负责起草谈判文件,谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案主要条款以及评定成交的标准等事项。招投标管理办公室负责谈判文件的审核。谈判文件应在正式谈判前2日,送招投标工作监督小组备案。

(三)确定邀请参加谈判的供应商名单。由项目主管部门或项目单位提出符合相应资格条件的供应商,经与招投标工作监督小组和招投标管理办公室协商后,确定不少于3家的供应商参加谈判,并由招投标管理办公室向其发出谈判文件。

(四)谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判。谈判中不得透露其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,经招投标工作监督小组和招投标管理办公室确认后,以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

(五)确定成交供应商。

1.谈判结束后,谈判小组应要求所有参加谈判的供应商,在规定时间内进行最终报价。谈判小组根据谈判情况提出书面谈判结果报告,阐明对供应商的比较意见,推荐成交候选人。谈判结果报告的主要内容包括:

(1)谈判采购项目名称;

(2)谈判时间和地点;

(3)谈判的供应商名单和谈判专家名单;

(4)谈判过程及成交候选人;

(5)谈判小组的建议;

(6)谈判专家及有关人员签名。

2.项目主管部门或项目单位从谈判小组提出的成交候选人中,依据“采购需求、质量和服务相等且报价最低”的原则确定成交供应商,并在谈判结果报告上签字确认。

(六)招投标工作监督小组现场监督人员,对谈判的过程进行全程监督,并在谈判结果报告上签字确认。

(七)中标候选人公示。招投标管理办公室按照谈判结果,对中标候选人在校园网进行公示,公示期为3天。

(八)发出中标通知书。公示期结束后,如无异议,招投标管理办公室应在3个工作日内向中标人发出中标通知书,并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商,不解释落标原因。中标通知书副本应送招投标工作监督小组备案。如有异议,招投标管理办公室应会同招投标工作监督小组、项目主管部门或项目单位进行核实,必要时请谈判小组重新确定中标候选人。

第十九条 单一来源采购的程序。

(一)成立单一来源采购小组。采购小组中的专家由招投标工作监督小组会同招投标管理办公室,从招标采购评审专家库中抽选,特殊情况由项目主管部门或项目单位会同招投标工作监督小组和招投标管理办公室商定。采购小组由3人以上单数组成,其中技术、经济专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购小组成员中项目主管部门或项目单位只限1人。

(二)制定单一来源采购文件。项目主管部门或项目单位在充分进行市场调研的基础上,起草单一来源采购文件和拟邀请的供应商名单。招投标管理办公室负责审核。单一来源采购文件应在正式谈判前2日,送招投标工作监督小组备案。招投标管理办公室向供应商发出单一来源采购文件。

(三)谈判。采购小组与供应商进行谈判,谈判内容若有实质性变动,经招投标工作监督小组和招投标管理办公室确认后,以书面形式留存备案。

(四)确定采购结果。采购小组根据谈判的最终报价提出书面报告,阐明与供应商谈判的过程与结果,项目主管部门或项目单位签字确认。单一来源采购结果报告的主要内容包括:

1.单一来源采购项目的名称;

2.谈判时间和地点;

3.谈判的供应商名单和谈判专家名单;

4.谈判结果及最终报价;

5.谈判专家及有关人员签名。

(五)招投标工作监督小组现场监督人员,对谈判过程进行全程监督,并在采购结果报告上签字确认。

(六)中标候选人公示。招投标管理办公室按照谈判结果,对中标候选人在校园网进行公示,公示期为3天。

(七)发出中标通知书。公示期结束后,如无异议,招投标管理办公室应在3个工作日内向中标人发出中标通知书。中标通知书副本应送招投标工作监督小组备案。如有异议,招投标管理办公室应会同招投标工作监督小组、项目主管部门或项目单位进行核实,必要时请采购小组重新确定中标候选人。

第二十条 询价采购的程序。

(一)成立询价小组。询价小组的专家由项目主管部门或项目单位会同招投标工作监督小组和招投标管理办公室商定。询价小组由3人以上单数组成,其中技术、经济专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组成员中项目主管部门或项目单位只限1人。

(二)制定询价采购文件。项目主管部门或项目单位负责起草询价采购文件,询价采购文件应明确询价采购的内容及评定成交的标准等。招投标管理办公室负责审核。询价采购文件应在询价之前2日,送招投标工作监督小组备案。

(三)确定被询价的供应商名单。由项目主管部门或项目单位选出符合相应资格条件的供应商,经与招投标工作监督小组和招投标管理办公室共同商定,确定不少于3家的供应商,并由招投标管理办公室向其发出询价采购通知书。

(四)询价。询价小组要求被询价的供应商一次性报出不得更改的供货价格。

(五)确定询价采购结果。询价小组根据供应商的最终报价提出书面报告,阐明与供应商询价的过程及结果,项目主管部门或项目单位签字确认。询价采购结果报告的主要内容包括:

1.询价采购项目名称;

2.询价时间和地点;

3.参加询价的供应商名单和询价专家名单;

4.询价结果及最终报价;

5.询价专家及有关人员签名。

(六)招投标工作监督小组现场监督人员,对询价过程进行全程监督,并在询价采购结果报告上签字确认。

(七)中标候选人公示。招投标管理办公室按照谈判结果,对中标候选人在校园网进行公示,公示期为3天。

(八)发出中标通知书。公示期结束后,如无异议,招投标管理办公室应在3个工作日内向中标人发出中标通知书,并将结果通知所有参加询价的未成交供应商,不解释落标原因。中标通知书副本应送招投标工作监督小组备案。如有异议,招投标管理办公室应会同招投标工作监督小组、项目主管部门或项目单位进行核实,必要时请询价小组重新确定中标候选人。

第二十一条 在开标过程中有下列情形之一的,视为废标。

(一)未按招标文件规定密封的;

(二)投标文件提交截止时间之后送达的;

(三)投标人名称与投标报名时不一致的;

(四)未加盖法人或者单位公章和未有法定代表人、单位负责人或者被授权人签名的;

(五)未按招标文件规定格式填写或者字迹模糊不清的;

(六)开标时未按招标文件要求提交投标保证金的。

开标过程中认定的废标,经招投标工作监督小组、招投标管理办公室及项目主管部门或项目单位现场人员确认后,由招投标管理办公室备案。

第二十二条 在评标过程中发现有下列情形之一的,视为废标。

(一)不能满足完成投标项目期限; 

(二)附有招标人无法接受的条件;

(三)明显不符合技术规格、质量要求、检验标准和方法;

(四)不符合招标文件规定的其他实质性要求; 

(五)投标人递交两份或多份内容不同的招标文件,或在一份投标文件中对同一招标项目有两个或多个报价,且未声明哪一个为最终报价的;

(六)与其他投标人相互串通报价,或者与招标人串通投标的;

(七)向项目主管部门或项目单位、评审专家行贿的;

(八)其他属于废标情形的。

评标过程中认定的废标,由评审专家签字,经招投标工作监督小组、招投标管理办公室及项目主管部门或项目单位现场人员确认后,由招投标管理办公室备案。

 第二十三条 招标投标活动中的流标。

(一)在招标投标活动中,有下列情形之一的,视为流标:

1.到招标文件规定的提交投标文件截止时间,提交投标文件的投标人不足3家的;

2.评审过程中,对招标文件作实质响应的投标人不足3家的,评审专家组认为应重新招标的;

3.出现影响招标采购公正的违法违规行为的;

4.投标人报价均超过了项目预算不能支付的;

5.因重大变故,采购项目被取消的。

(二)在评标过程中出现流标的,由评审专家组填写《流标情况表》,评审专家签字,经招投标工作监督小组、招投标管理办公室及项目主管部门或项目单位现场人员确认后,由招投标管理办公室将流标原因通知所有投标人。

(三)项目招标出现流标后,应重新组织招标;如果不能组织公开招标而需要采取其他方式采购的,项目主管部门或项目单位应按照相关规定,履行相应的审批手续。   

第二十四条 公开招标项目在开标、评标过程中,有下列情况之一,需采取其他招标方式的,可由项目主管部门或项目单位提出申请,在征得评审专家组、所有投标人、招投标管理办公室和监督小组同意后,方可实施:

1.重新公开招标无法满足采购项目时间要求的;

2.由于特殊原因,难以组织二次公开招标的;

3.投标人投标报价均超过项目预算,有可能通过竞争性谈判等方式降低投标报价的;

4.已经是第二次公开招标的;

5.其他需要改变招标方式的情况。

第二十五条 投标人有下列情形之一的,视为中标无效,不退还其投标保证金,将其列入不良记录名单,禁止其参加我校招投标活动,并予以公告:

(一)提供虚假材料谋取中标的; 

(二)采取不正当手段诋毁、排挤其他投标人的; 

(三)投标人相互串通或者与招标方串通投标的; 

(四)以向招标人、评审专家行贿或者提供不正当利益而中标的; 

(五)拒绝有关部门监督检查或提供虚假情况的。

第二十六条 中标人有下列情形之一的,不退还其投标保证金,将其列入不良记录名单,在1至3年内禁止其参加我校招投标活动,并予以公告:

(一)中标通知书发出后,放弃中标的;

(二)无正当理由不签订合同的; 

(三)在签订合同时,提出附加条件或者更改合同实质性内容的;

(四)拒不提交所要求的履约保证金的。

 

第五章  合同管理

 

第二十七条 项目主管部门或项目单位应在中标通知书发出之日起30日内,按照招标文件、中标人的投标文件和中标通知书与中标人签订书面合同。

第­二十八条 签订合同时,项目主管部门或项目单位与中标人均不得向对方提出招标文件以外的要求;不得另外订立违反招标文件、投标文件实质性内容的协议;不得对招标文件、投标文件作实质性修改。

第二十九条 合同签订前,中标人应按照招标文件的规定向招投标管理办公室提交履约保证金。若中标人不能按时足额提交履约保证金,则视为中标人放弃中标。

第三十条 合同正式签署后,项目主管部门或项目单位应将合同副本送招投标管理办公室备案。

第三十一条 合同履行完毕,经项目主管部门或项目单位验收合格,并在《合同履行情况反馈表》签署意见,提交招投标管理办公室后,无息退还中标人履约保证金。

 

第六章  附则

 

第三十二条 本细则由招投标管理办公室负责解释,未尽事宜由学校招投标工作领导小组研究决定。

第三十三条 本细则自公布之日起试行。